Uma das atribuições e obrigações do síndico é controlar regularmente todas as contas do condomínio e garantir o equilíbrio fiscal. Ou seja, que as receitas planejadas e as despesas provisionadas para um determinado período empatem. Matematicamente é muito simples, mas na administração diária isso representa um grande desafio!
Cabe à administradora processar todo o fluxo de documentos, fazendo os lançamentos, os pagamentos e controlando as receitas e as contas. No final de cada mês ela gera um relatório, em forma de pasta, física ou eletrônica. Aos conselheiros cabe fiscalizar e aprovar o relatório mensal, composto de muitas contas, lançamentos, documentos, Notas Fiscais e outras informações que a administradora gera. Em sua maioria, as contas mensais são aprovadas pelos conselheiros e, posteriormente, são igualmente aprovadas em assembleia ordinária anual. Assim, aparentemente, isso tudo fica equacionado.
Atualmente, no entanto, essa dinâmica tem sido mais complexa e sujeita a falhas e erros. A legislação ficou mais complexa, a fiscalização de órgãos governamentais mais rigorosa, o volume de documentos é muito maior e as pessoas envolvidas têm menos tempo para controlar e aprovar tudo! Isto gera uma demanda potencial por melhorias, correções e até economias muito grandes.
Para isso, a contratação de uma auditoria externa faz sentido e pode ajudar muito. Ela não deve ser vista meramente como um instrumento “policial” de controle e punição. Muito menos de “caça às bruxas” (apesar de termos situações onde as bruxas andam soltas mesmo). A auditoria deve ser vista, e assim contratada pelo síndico e/ou pelo Conselho, como ferramenta de auxílio e orientação para o controle e aprovação de contas, como, por exemplo:
– Sugerindo melhorias em processos e procedimentos, deixando os fluxos mais transparentes, ágeis e baratos;
– Rastreando ações, pagamentos e lançamentos para evitar falhas, esquecimentos e atrasos;
– Verificando se todos os documentos fiscais, trabalhistas e de segurança estão atualizados;
– Controlando impostos registrados, cobrados e lançados corretamente. Muitas vezes temos prestadores de serviço de outros municípios, com alíquotas de impostos diferentes. Isso está sendo processado corretamente pela administradora, com conhecimento e todo o cuidado?
– Verificando o lançamento adequado nas respectivas contas contábeis do condomínio. Por exemplo, se uma Nota Fiscal de tinta para impressora foi lançada na conta “diversos” quando deveria ter sido registrada em “Administração”, pois assim foi planejado no começo do ano;
– Auxiliando no planejamento do orçamento anual e no desdobramento mensal disso ao longo do período.
A contratação de uma auditoria deve ser vista principalmente como importante auxílio e assessoria para o síndico e para os conselheiros. A seguir apresentamos um exemplo prático sugerido por um auditor para aquele condomínio que está acostumado a parcelar compras e aquisições:
– Uma compra de material qualquer de R$ 1.000,00, por exemplo, pode ser paga à vista, com um pequeno desconto, ou parcelada em 4 vezes.
A maioria vai optar por pagar em 4 parcelas mensais. Mas haveria vantagem em termos de melhoria e agilidade de processos no pagamento à vista, pois aí teríamos um desconto e UMA Nota Fiscal, UM boleto e UM pagamento. A administradora recebe a Nota Fiscal e o boleto e processa o pagamento. Em poucos dias são controlados e lançados apenas 3 documentos, que depois constam em uma única pasta mensal de contas. Conselheiros e síndico controlam e aprovam 3 documentos uma única vez.
No caso do pagamento parcelado, a administradora vai receber e processar, durante 4 meses, nove documentos (1 NF, 4 boletos e 4 pagamentos). A chance de ocorrer uma falha de digitação, de esquecimento ou de lançamento em conta indevida é 3 vezes maior. E caberá aos conselheiros e ao síndico controlar esses 9 documentos em 4 pastas diferentes, ao longo de 4 meses. Além disso, é muito mais rápido e barato processar 3 ao invés de 9 documentos.
Tipos de auditoria
A contratação de uma auditoria pode ser pontual, para um determinado período, ou para um determinado assunto. Ela é igualmente recomendada quando um novo síndico, subsíndico e conselho assumem suas funções. Aqui não para criticar a gestão anterior, mas para garantir que a nova venha a proceder e atuar de forma transparente e profissional.
Mas a contratação também pode ser de forma regular, para acompanhamento mensal das contas, por tempo indeterminado.
O trabalho da auditoria, além de proporcionar muito mais segurança e tranquilidade para o trabalho dos conselheiros, do síndico e até da administradora, dá mais credibilidade ao corpo diretivo na hora de aprovar as contas anuais em uma assembleia. A contratação da auditoria deixa a administração do condomínio mais transparente e profissional.
Matéria publicada na edição – 256 – maio/2020 da Revista Direcional Condomínios
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