Infelizmente é comum existir em alguns condomínios um ambiente de desaprovação, conflitos e desconfianças, que envolve embates entre a administração e os moradores e entre estes próprios. A situação pode ter origem na forma de conduzir a administração, talvez distante das expectativas de um número representativo de condôminos. É preciso também observar se há desatenção dos gestores sobre os conflitos entre os moradores, que podem ser causados por diferentes motivos, tais como barulho, infiltração de uma unidade para a outra etc. Poderá haver também clima de insatisfação entre os funcionários.
Para modificar esse quadro e trazer equilíbrio ao sistema, recomenda-se que o síndico adote algumas medidas fundamentais de gestão, entre elas:
1. Fazer cumprir a Convenção e Regulamento Interno de forma imparcial. Muitos conflitos dentro condomínio têm origem no descumprimento dessas normas internas, principalmente quando alguns são privilegiados, por possuírem uma maior proximidade com o síndico. O exemplo deverá vir do síndico na busca por harmonia e paz;
2. Assumir seu papel de líder perante os funcionários e moradores. Essa liderança não poderá ser imposta pela força ou pelo medo, mas conquistada dia a dia, por meio de ações conciliatórias, conhecimento sobre a área condominial e da valorização do trabalho em equipe;
3. Saber ouvir com respeito, criando um clima de empatia, em que o síndico se coloque no lugar do reclamante. Após acompanhar com atenção todas as colocações, poderá com muito equilíbrio fazer suas observações, mesmo as que não atendam aos interesses do morador ou funcionário. Quando o síndico perceber que não haverá compreensão sobre a alternativa oferecida, a qual deverá ser embasada na Convenção e Regulamento Interno, recomenda-se que leve o caso ao Conselho. Caso o impasse continue, o síndico poderá colocar como opção sua avaliação através de assembleia;
4. Criar vários canais de comunicação, que possibilitem aos moradores externar suas dúvidas, sugestões e críticas, dentre eles estão:
- a) caixa de sugestão instalada em local discreto, que permita ao morador colocar suas observações, sem a necessidade de ser identificado;
- b) estabelecimento de um horário para o atendimento pessoal, o qual irá minimizar os chamados em horário inoportunos;
- c) divulgação de um endereço de e-mail, para que o morador possa enviar com toda privacidade suas dúvidas e reclamações, diminuindo o uso do livro de ocorrência, que costuma ficar na portaria, e que em alguns locais são lidos por moradores e funcionários, que buscam saber dos últimos acontecimentos, não para auxiliar na solução, mas passar as informações adiante;
- d) elaborar circulares objetivas com os principais assuntos que precisam ser informados; e a criação de um jornal interno ou revista, que poderá ser impressa ou divulgada pela internet, custeada por anunciantes;
5. Distribuir mensalmente os demonstrativos financeiros;
6. Realizar pesquisa com os condôminos (proprietários) e moradores para avaliar as opiniões, principalmente relativas às prioridades de obras, desempenho dos funcionários, administradora e equipe interna etc., visando definir objetivos para a gestão;
7. Apurar os votos nas assembleias, por meio do voto secreto, evitando o conflito de opiniões, principalmente quando a pauta envolver obras e eleição de síndico;
8. Providenciar com urgência a avaliação das responsabilidades, em caso de infiltração entre os apartamentos. Caso seja o condomínio responsável, providenciar com rapidez o reparo, e caso seja o condômino do apartamento de cima responsável, encaminhar correspondência documentando o fato e solicitando que sejam adotadas as medidas necessárias com brevidade. Deve-se deixar claro que nesse caso o poder de ação condomínio restringe-se apenas ao comunicado e que os condôminos deverão entrar em acordo e que, quando isso não ocorrer, restará apenas ir à Justiça.
Todas essas medidas, a princípio, poderão trazer um aumento de trabalho aos gestores, mas o esforço será com certeza compensado pela tranquilidade e respeito que terão no exercício das suas atividades.
Matéria publicada na Edição 179 – mai/2013 da Revista Direcional Condomínios
