Diversos contratos são firmados pelos condomínios com fornecedores diversos, de serviços terceirizados à execução de obras, entre outros. Durante a vigência desses contratos pode correr tudo muito bem ou haver problemas que vão parar no judiciário. Neste artigo compartilho algumas dicas para mitigar esses riscos.
Faz parte das funções do síndico abrir concorrência para a seleção de prestadores de serviços e de fornecedores de diversos produtos. Cada gestor tem sua maneira de filtrar as empresas e contratá-las. No entanto, se o processo não é feito com parâmetros claros e seguindo etapas, o síndico pode colher dissabores durante a prestação do serviço e, certamente, será questionado em assembleia o motivo pelo qual não se atentou quando fez a contratação.
O objetivo deste artigo é explicar e sugerir etapas que podem ser seguidas durante o processo de seleção das empresas.
Como é sabido, os serviços contratados pelos condomínios possuem várias faixas de valor e podem ser contínuos ou esporádicos, de modo que algumas das etapas aqui detalhadas podem ser suprimidas ou apenas relativizadas.
Etapa 1 – Necessidade
No primeiro momento, é importante que seja definido o serviço a ser contratado (segurança, pintura, limpeza, assessoria jurídica, auditoria) e em quais condições. A depender do caso é salutar alinhar o escopo de trabalho a ser executado pelo contratado. Com isso em mãos, segue-se para a segunda etapa.
Etapa 2 – Proposta
O segundo momento é dedicado a pesquisar as empresas julgadas interessantes e com potencial e então convidá-las, por meio de carta ou e-mail convite, a participar. Esta participação se dá com o envio da proposta, a qual será analisada. Feita a análise, elimina-se aquelas que não atendam aos requisitos da carta ou e-mail convite.
Etapa 3 – Entrevista
A etapa seguinte consiste em uma entrevista com os responsáveis pela empresa para um melhor entendimento e criação de vínculo de confiança. A empresa-candidata que não transmita a credibilidade necessária ou não atenda a algum requisito deve ser eliminada do processo.
Etapa 4 – Pesquisa Reputacional
Neste momento, o número de concorrentes está reduzido, o que permite ao condomínio investir no know your supplier (KYC), que significa “conheça seu fornecedor”. Essa etapa é composta por pesquisas sobre a empresa e os sócios envolvidos. Este processo é também conhecido como background check (BGC). Na pesquisa reputacional é imprescindível levantar informações sobre:
Empresa:
• Demandas judiciais envolvendo a empresa (cível, criminal e trabalhista);
• Se há histórico de má prestação de serviço;
• Certidões Negativas de Débitos junto aos órgãos competentes;
• Situação cadastral na Receita Federal e o capital social;
• Verificar se possui CNAE correspondente ao serviço a ser prestado;
• Quais são os sócios;
• Se há envolvimento com condutas de corrupção ou fraude, trabalho escravo e financiamento ao terrorismo.
Sócios:
• Situação cadastral na Receita Federal;
• Se possui outras empresas; se sim, quais;
• Demandas judiciais envolvendo-os (nas áreas cível, criminal e trabalhista);
• Antecedentes criminais;
• Se há envolvimento com condutas de corrupção ou fraude, trabalho escravo e financiamento ao terrorismo.
Se o condomínio for contratar profissionais como contador, engenheiro ou advogado, é recomendando certificar-se se este consta com cadastro ativo no órgão de classe correspondente, além de verificar o currículo em sites e redes sociais específicos.
Feitos os levantamentos, a empresa-candidata torna-se conhecida pelo condomínio, ou seja, pode-se afirmar que o condomínio agora conhece quem ele está prestes a contratar.
Ao fim da Etapa 4 define-se a empresa vencedora da concorrência.
Etapa 5 – Contrato
Agora é o momento de analisar o contrato. Via de regra, as empresas já possuem seus modelos de contrato prontos e apenas realizam os ajustes necessários para enviar ao cliente. Cabe ao condomínio encaminhar o documento para análise do jurídico. Infelizmente, é comum a análise contratual não passar por advogados, expondo o condomínio a grandes riscos.
O contrato nada mais é que um acordo firmado entre as partes envolvidas e este simples documento gera direitos e obrigações na relação jurídica recém-nascida. O olhar atento de um especialista pode evitar cláusulas abusivas, excessivamente onerosas e redação dúbia, que deixem o condomínio em situação de vulnerabilidade contratual. Desta forma, é de suma importância que este instrumento seja analisado por um profissional ou por alguém dotado de conhecimento técnico e jurídico, senão corre riscos de ficar o condomínio em situação prejudicial.
Após análise e estando tudo em conformidade, o instrumento deve ser assinado e cada parte deve ficar com uma via. Suponha que o contrato envolva apenas o prestador e o condomínio, neste cenário o contrato deve ser assinado em duas vias, sendo uma para cada parte.
As testemunhas, por sua vez, não podem ser preteridas. O contrato, para possuir validade legal e ser considerado um título executivo extrajudicial, deve ser assinado por duas testemunhas em ambas as vias. Não raro, a assinatura das testemunhas é negligenciada, não obstante, a ausência ou inconsistência dessas assinaturas pode gerar até a nulidade do contrato.
Cumpridas essas cinco etapas, as chances de a contratação resultar em problemas para o condomínio são mitigadas significativamente. Eliminar os riscos é utópico, mas se deve reduzi-los o tanto quanto possível.
Uma dica adicional é que, em caso de contratações de valores elevados, como, por exemplo, a pintura da fachada ou uma grande reforma, é recomendável a eleição em assembleia de uma comissão específica para cuidar das etapas de seleção.
Desta forma, o síndico, o subsíndico e os conselheiros acompanham e oferecem suporte naquilo que se fizer necessário. Esta eleição pode ocorrer junto à Etapa 1; a Etapa 5, por razões legais, é de competência do síndico.
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