Contas pool são contas bancárias coletivas, normalmente de titularidade de administradoras de condomínios, através das quais são recebidos os pagamentos de cotas condominiais e feitos os pagamentos de todas as contas, salários e tributos de inúmeros condomínios.
Para alguns síndicos, especialmente os que dispõem de pouco tempo para dedicar ao condomínio, essa modalidade de conta é muito cômoda, porque eles não precisam — e nem podem — acessá-la para fazer os pagamentos. Acredite o leitor, ainda hoje há quem utilize cheques, e são exatamente esses que veem conveniência em utilizar essas contas.
Mas, se alguma utilidade há nas contas pool, é somente esta.
Entretanto, como dizem os especialistas em segurança, comodidade e segurança são coisas que não andam juntas.
São várias as desvantagens dessa modalidade de conta bancária.
Primeiramente, há o risco de a empresa detentora da conta corrente quebrar e o condomínio ficar a zero de caixa. Outra possibilidade, nada desprezível, é a de fraude, já que nem o síndico, nem os condôminos, terão acesso aos extratos bancários; logo, não poderão, por exemplo, verificar se determinado pagamento foi mesmo feito, ou se o respectivo comprovante é falso. Além disso, se a empresa for desonesta, poderá simplesmente desaparecer com os recursos do condomínio. Outro inconveniente dessas contas é que, caso haja necessidade de fazer uma auditoria nas contas do síndico, os peritos terão de se basear apenas em um relatório da empresa titular da conta, já que não terão acesso aos extratos bancários.
É por esses motivos, principalmente, que os condôminos devem exigir dos síndicos que mantenham contas correntes bancárias em nome do condomínio, e que eles as acessem diariamente, se possível, quando autorizarem as administradoras a movimentá-las, porque erros sempre podem ocorrer, e ninguém mais apto que o síndico para detectá-los — tarifas ou pagamentos indevidos, por exemplo.
Em menos de cinco minutos é possível verificar os lançamentos do dia, o saldo em conta corrente e dos investimentos, e identificar qualquer irregularidade, além de acessar a guia cobrança e verificar as unidades que atrasaram o pagamento do mês.
Com o extrato da conta corrente bancária própria, o Conselho Fiscal terá enorme facilidade em verificar a autenticidade de qualquer comprovante constante da pasta mensal de prestação de contas. Da mesma forma, será possível prestar contas de forma absolutamente clara, com conciliação bancária e a possibilidade de verificação de todos os créditos e débitos.
Como as verbas dos Fundos de Reserva, de Obras, de Férias e Décimo Terceiro, e outros, devem ser separadas dos recursos da conta ordinária, o síndico poderá, através da conta bancária própria, aplicar esses valores separadamente, em fundos de investimento de renda fixa DI, de perfil conservador, e resgatá-los quando necessário — o que não seria possível no caso das contas pool.
Por fim, uma regra de ouro para facilitar o trabalho da administradora, do síndico e do Conselho Fiscal: Todos os recebimentos do condomínio devem ser feitos exclusivamente através de boletos bancários — um só, de preferência, a fim de economizar tarifas —, seja a própria cota mensal, o aluguel do salão de festas, a venda de controle remoto de garagem ou quaisquer outras despesas extras, inclusive o reembolso de eventuais danos causados pelos moradores. Exceção feita às multas, das quais há o direito de recurso à assembleia geral, e aos recebimentos de acordos ou de cobranças judiciais, que devem ser cobrados através de boletos avulsos. E, para evitar a ocorrência de créditos não identificados, ou o depósito de cotas condominiais diretamente na conta corrente, basta solicitar ao gerente o bloqueio da conta para depósitos e transferências. Quando for indispensável receber algum crédito por transferência, como os das notas Paulista e Paulistana, basta solicitar o desbloqueio temporário dos depósitos.
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