A portaria virtual, remota ou digital, consiste em um sistema onde o prédio opera com atendimento 24 horas a distância, porém, com as mesmas funcionalidades de uma portaria local, logicamente que sem o porteiro estando fisicamente no prédio. Ou seja, quando um visitante ou morador acessa o interfone entre andares ou na portaria principal, a ligação é atendida por uma central que prontamente recebe a ligação a distância.
No início parece algo assustador o porteiro não estar lá quando precisamos, parece que o prédio fica inseguro durante todo o dia. Confesso que já tive a mesma impressão, no entanto, quando me deparei envolvido em questões práticas sobre o tema, percebi que infelizmente a deficiência nas portarias físicas é uma constante, seja com porteiros mal treinados que abrem indiscriminadamente o portão, ou com funcionários que cochilam muitas vezes a noite inteira. Então, a falsa sensação de segurança não pode impedir a evolução do condomínio. E a evolução nesse caso se chama portaria digital.
Logicamente que não devemos nos ater apenas às questões acima. Temos demais variantes que precisam ser analisadas, tais como questões físicas do prédio, portões, câmeras e, principalmente, o perfil e cultura dos moradores.
A maior barreira para implantação da portaria virtual é a cultura dos condôminos. Grande parte dos condomínios tem o hábito de o porteiro abrir a porta para pegar as compras, guardar as chaves, bater papo, passear com os cachorros após o serviço ou efetuar pequenos reparos em unidades; e isso parece fundamental no dia a dia de alguns condomínios. Porém, isso custa muito caro, uma vez que a mão de obra chega a custar em condomínios pequenos 80% orçamento total. Ou seja, o que parece um benefício e conforto, representa um custo. Por exemplo, uma taxa de R$ 1 mil ao invés de R$ 300,00 em prédios pequenos.
Mas cuidado, a implantação da portaria virtual requer aprovação em assembleia com convocação específica. Importante engajar toda a massa condominial com orientações, através de pesquisas e reuniões prévias. Entendo que não havendo impedimento na convenção, o quórum para implantação é o de maioria simples.
Na escolha da empresa é fundamental o link dedicado, gerador, contrato sem fidelização, pesquisa em condomínios que a empresa atende, três orçamentos, que são algumas das questões que devem ser verificadas antes da contratação.
A implantação requer muitas vezes aquisições de equipamentos (com votação em quórum de maioria simples), pequenas adequações, como subir o gradil, colocar insulfilme na portaria (quórum de maioria simples) e, algumas vezes, obras físicas (quórum de 50% mais um do todo quando se tratar de obras úteis, vide Art. 1.341 do Código Civil). Fique atento!
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