A implantação do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) para condomínios, em fases, que se iniciaram em 1º de julho de 2018, exigirá dos síndicos muita atenção e cuidado com o envio tempestivo de diversas informações através dessa plataforma, mesmo no caso daqueles que se valem dos serviços de administradoras.
O eSocial é um sistema que abrange a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal, para conectar, padronizar e unificar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias dos trabalhadores.
Através do eSocial, os empregadores deverão transmitir ao governo, de forma unificada e com prazo determinado, 15 tipos de obrigações:
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
CD – Comunicação de Dispensa;
CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
Folha de pagamento;
GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
GPS – Guia da Previdência Social;
LRE – Livro de Registro de Empregados;
MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
Serão também registradas todas as informações relativas aos pagamentos efetuados aos trabalhadores, inclusive por férias e horas extras, e aquelas referentes às suas condições de trabalho, como as características do local onde eles executam suas tarefas; neste caso, apuradas por meio do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA).
As informações relacionadas aos funcionários não poderão ser cadastradas retroativamente.
Fases
– Primeira fase, iniciada em julho de 2018: Cadastros do empregador e tabelas;
– Segunda fase, iniciada em setembro de 2018: Início da obrigatoriedade do envio de informações relativas aos trabalhadores e a seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;
– Terceira fase, a ser iniciada em novembro de 2018: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
– Quarta fase, a ser iniciada em janeiro de 2019: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada;
– Quinta fase, a ser iniciada em janeiro de 2019: Envio dos dados de segurança e saúde do trabalhador.
Multas
A seguir, algumas das multas que serão cobradas pela violação das regras do eSocial:
– Admissão:O funcionário só pode começar a trabalhar após a assinatura da carteira e do contrato de trabalho. Multa de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado, dobrando na reincidência, caso a informação não seja enviada até o final do dia anterior ao da admissão;
– Folha de Pagamento:As informações devem ser enviadas de acordo com o calendário de fechamento da folha. Multa: R$ 1.812,17 se a folha de pagamento estiver errada, sendo que reprocessamentos poderão ser entendidos como erros;
– Rescisão:O prazo para pagamento das verbas rescisórias é de até 10 dias após a demissão, seja qual for a causa. Multa por atraso no pagamento em valor equivalente ao salário do funcionário;
– Acidente de Trabalho:O prazo para enviar o Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT) é de 24 horas ou o primeiro dia útil subsequente ao da ocorrência, mesmo não havendo afastamento do trabalho — ou imediatamente, em caso de falecimento do trabalhador. A inobservância desses prazos na entrega desse documento, ou erros nas informações prestadas, acarretarão multas, que variarão entre os limites mínimo e máximo do salário de contribuição, dobrando na reincidência;
– Afastamento Temporário:Férias, auxílio doença e licença maternidade, entre outros, deverão ser informados no mês do evento. Multa: Varia entre R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada pelo fiscal do trabalho;
– Exame Médico:Esteja em dia com os exames dos trabalhadores, providencie os admissionais, os periódicos, os de retorno ao trabalho, os de mudança de função e o demissionais, de acordo com cada caso. Multa: De R$ 402,53 a R$ 4.025,33, sendo determinada pelo fiscal do trabalho;
– Férias:O aviso de férias deverá ser assinado em até 30 dias antes do início, não sendo permitido receber férias e continuar trabalhando. Multa: Entre R$ 10,64 e R$ 106,41 por funcionário que estiver trabalhando no período de férias;
– Alterações de Cargos e Salários:As alterações de cargos e salários deverão ser informadas no mês anterior ao da vigência. Multa: R$ 402,54 por pessoa com informação incorreta;
– Controle de Frequência: Verifique os horários dos funcionários. Não são permitidas mais de 2 horas extras diárias. O intervalo de repouso entre jornadas não pode ser inferior a 11 horas. Faltas por doenças devem ser comprovadas por atestados médicos, encaminhados ao RH. Multa: R$ 37,83 por empregado com excesso de jornada, em casos de não cumprimento do descanso e não apresentação de atestados médicos. O valor é dobrado em caso de reincidência ou oposição;
– Alteração de Dados: lnformar as alterações no contrato de trabalho e nos dados cadastrais no início e na vigência do vínculo empregatício. Multa: R$ 402,54 por empregado com informação errada.
Programas
A fim de atender corretamente às exigências do eSocial, deve-se contratar uma empresa para elaborar o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional — PCMSO; o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais — PPRA; o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP); o Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho — LTCAT ; e, quando for o caso, o Programa de Conservação Auditiva – PCA.
Horas extras
As horas trabalhadas além da jornada normal de trabalho, no caso do regime de 8 horas diárias com 44 semanais e 220 mensais, são consideradas horas extras, e, salvo se houver um porcentual superior estipulado em convenção coletiva, deverão ser acrescidas de 50% sobre o valor da hora normal trabalhada, sendo limitadas a duas por dia.
Entretanto, o divisor 220 não é o limite mensal de horas trabalhadas, e sim um parâmetro para calcular o valor-hora do salário. Isso porque a forma de cálculo do valor-hora leva em consideração todos os dias do mês (30), o que inclui os dias de repouso remunerado. Tal limite varia conforme o mês, dependendo da quantidade de dias, semanas e feriados.
Todo síndico minimamente experiente sabe que, às vezes, esse limite tem de ser excedido, nos casos de necessidade extrema, por motivo força maior. Nesses casos, a duração excepcional da jornada, nunca superior a 12 horas ininterruptas, deverá ser informada à Delegacia Regional do Trabalho, no prazo de 10 dias.
Diante desse quadro, os síndicos devem considerar a possibilidade de adoção de relógios de ponto, preferencialmente biométricos, ou mesmo cartográficos, a fim de eliminar erros na elaboração das folhas de ponto manuais. A vantagem dos biométricos reside na impossibilidade de fraude na marcação do ponto e na facilidade e rapidez de envio das informações à administradora ou ao contador, pois os dados podem ser gravados em pen drives e enviados via malote ou por e-mail, ou, ainda, via internet, no caso de relógios conectados à rede.
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