O Inciso ‘h’ do Artigo 9º, da Lei de Condomínios e Incorporações (Lei 4.561/1964), determina que as convenções de condomínio devem estabelecer o modo e o prazo de convocação das assembleias gerais dos condôminos, bem como os quóruns para os diversos tipos de votações — que não poderão contrariar aqueles estabelecidos no Código Civil de 2002 (Lei 10.406).
Os editais de convocação das assembleias nos condomínios, respeitando os prazos estabelecidos na Convenção, devem ser claros, de preferência com poucos itens, jamais se misturando numa mesma convocação assembleias ordinárias e extraordinárias. É perfeitamente possível convocar duas assembleias no mesmo dia, em horários diferentes, uma em seguida à outra, desde que com editais separados.
Como, infelizmente, costuma ser difícil reunir um bom número de condôminos em assembleias — excetuando-se as de sorteio de vagas —, o síndico deve elaborar um edital o mais enxuto possível, evitando o tema assuntos gerais, que sempre dá margem a longas e geralmente improdutivas discussões. Deve ainda dispensar a exigência de reconhecimento de firmas em procurações, uma burocracia que só serve para desestimular a presença de inquilinos e outros interessados, que muito podem contribuir para que as votações sejam realmente representativas.
Uma providência bastante útil é gravar as assembleias para que se tenha uma prova do que foi deliberado, inibindo-se, assim, a manipulação das atas, que é crime. A lei não obriga o registro desses documentos, que serve apenas para torná-los públicos, recomendando-se, no entanto, o registro das atas de eleição, por exigência dos bancos. A Lei de Condomínios e Incorporações determina a entrega da ata a todos os condôminos no prazo de oito dias da realização da assembleia.
No caso das assembleias de prestação de contas, convém facilitar a vida dos condôminos, disponibilizando-lhes com antecedência pastas de prestação de contas digitais, para que eles possam examiná-las com calma e aprovar ou reprovar as contas com convicção e segurança.
Outra providência que costuma surtir efeito, ao menos no caso de síndicos ativos e atenciosos, é enviar e-mails e mensagens de texto aos condôminos lembrando-lhes o dia e horário da assembleia e dizendo-lhes que a participação deles é muito importante.
Embora possam ser reiteradas por e-mail e mensagens instantâneas, as convocações devem ser enviadas aos condôminos não residentes por correio, através de carta registrada, e para os residentes no local, através de lista de protocolos, com antecedência até maior que a prevista na convenção, como precaução contra possíveis greves dos Correios. Isso porque, o Artigo 1.354 do Código Civil (CC) diz que “a assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados.” Embora haja decisões judiciais admitindo a convocação por carta simples, sempre haverá a possibilidade de entendimento contrário por um ou outro juiz. Ainda que possam ser úteis como lembretes, editais afixados em murais não têm validade legal.
O Art. 1.350 do CC, em seus parágrafos 1º e 2º, estabelece que as assembleias gerais ordinárias serão convocadas pelo síndico ou, no caso de omissão dele, por ¼ da totalidade dos condôminos (e não diz que para isso os subscritores do edital deverão estar quites), ou, ainda, pelo juiz, a pedido de qualquer condômino.
Já a convocação de assembleias gerais extraordinárias poderá ser feita pelo síndico ou por ¼ da totalidade dos condôminos, conforme dispõe o Art. 1.355 do CC.
Outra possibilidade de convocação de assembleias extraordinárias — no caso, por apenas um condômino, se o síndico estiver impedido ou se omitir — é prevista nos parágrafos 2º e 3º do Art. 1.341 do CC, respectivamente:
“Se as obras ou reparos necessários forem urgentes e importarem em despesas excessivas, determinada a sua realização, o síndico ou o condômino que tomou a iniciativa delas dará ciência à assembleia, que deverá ser convocada imediatamente”. “Não sendo urgentes, as obras ou reparos necessários, que importarem em despesas excessivas, somente poderão ser efetuadas após autorização da assembleia, especialmente convocada pelo síndico, ou, em caso de omissão ou impedimento deste, por qualquer dos condôminos”.
No tocante aos quóruns, reza o artigo acima que a realização de obras no condomínio, se voluptuárias, exigirá o voto de dois terços dos condôminos; se úteis, o voto da maioria deles. Já as obras ou reparações necessárias podem ser realizadas, independentemente de autorização, pelo síndico, ou, em caso de omissão ou impedimento dele, por qualquer condômino.
Como se vê, a lei prevê alternativas para que os condôminos atuem e convoquem a assembleia no caso de omissão ou impedimento do síndico, e até para a sua destituição.
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