Digitalização da documentação do condomínio favorece sua consulta pela coletividade. “Afinal, vale lembrar que toda a documentação do condomínio pertence à massa condominial e deve ser fornecida a qualquer condômino que a solicitar.”
Uma queixa constante nos fóruns de discussão na internet é a recusa de alguns síndicos em permitir aos condôminos o acesso às pastas de prestação de contas mensais, geralmente sob a alegação de que elas devem ser vistoriadas na presença do gestor ou de algum conselheiro. Ou, pior ainda, no escritório da administradora do condomínio, o que, convenhamos, é constrangedor e inaceitável, especialmente para quem fala em “transparência”, esse termo batido, vazio, que se tornou um mero clichê.
A alegação de que as pastas em poder de terceiros podem se extraviar ou ser danificadas sucumbe ante a possibilidade de adoção das práticas pastas digitais, que hoje já nem são mais fornecidas em CD, e sim em pendrives, ou armazenadas na nuvem, porque os novos computadores e laptops já não são mais equipados com leitores de CD/DVD.
Hoje, o síndico pode ter em seu smartphone todas as pastas do último ano, ou mais. Em um pendrive de 16 GB é possível armazenar, no mínimo, 48 pastas com cerca de 250 páginas, o que equivale a quatro anos de prestações de contas. Assim, diretamente do seu telefone, o síndico pode enviar em segundos, por e-mail, qualquer pasta solicitada por um condômino. Uma solução prática, barata e rápida para quem nada tem a esconder. Afinal, vale lembrar que toda a documentação do condomínio pertence à massa condominial e deve ser fornecida a qualquer condômino que a solicitar.
Não se deve confundir o acesso à documentação com a prestação de contas, que só a assembleia geral pode exigir do síndico, anualmente ou a qualquer tempo.
Atualmente, quando até os processos judiciais são eletrônicos, não faz sentido enviar atas, circulares e documentos de cobrança impressos via correio (no momento em que este artigo está sendo escrito, os Correios estão novamente em greve), e muito menos mediante protocolo, já que a cota condominial é uma dívida portable, cujo dever de pagar é automático, não cabendo aceitar do devedor alegações de não recebimento dos boletos para isentá-lo da cobrança de multa, juros e correção monetária.
Também a Convenção e o Regulamento Interno devem estar disponíveis em formato digital, para rápido envio a novos condôminos ou moradores.
Considere o leitor o custo, monetário e ecológico — além do desperdício de recursos — do envio de atas impressas a dezenas ou centenas de condôminos, quando a maioria deles nem sequer se dá ao trabalho de lê-las.
Por enquanto, apenas a convocação para assembleias ainda deve ser enviada em formato impresso, com protocolo ou por carta registrada, porque a lei exige que todos os condôminos sejam convocados, e isso precisa ser documentalmente comprovado, a fim de evitar a possibilidade de anulação dessas sessões.
Portanto, aqueles que se dizem transparentes podem e devem adotar pastas de prestação de contas digitais, salvando-as na nuvem e enviando-as aos condôminos, sempre que eles as solicitarem, considerando, ainda, a vantagem de elas servirem de cópias de segurança para o caso de as pastas físicas originais se danificarem ou extraviarem.
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