Atualmente, cerca de 80% dos prédios de São Paulo são gerenciados por empresas especializadas. Trata-se de fato de um índice elevado mas que, porém, poderia e deveria ser ainda mais alto. Sem medo de errar, avaliando os prós e contras da terceirização administrativa, se comparada à autogestão, fica até difícil entender os motivos deste índice ainda não estar beirando os 100%.
A explicação plausível é que os aproximadamente 20% que ainda praticam a autogestão o façam em função de uma hipotética redução de custos. Tal afirmação pode ser correta, em determinados e específicos condomínios, mas mesmo assim na maioria dos casos o custo benefício oferecido por uma gestora é maior.
De imediato, a terceirização gera uma significativa vantagem: a criação de um fluxo de caixa previsível, fator fundamental para qualquer condomínio. Vale lembrar que a administração de um condomínio vai muito além do mero pagamento de contas e recebimento da taxa condominial. Há uma série de encargos, como IPTU, água, luz, além do recolhimento de impostos trabalhistas e fiscais, entre outros, que precisam de atenção e controle profissionais.
A falta de acompanhamento adequado em relação ao pagamento dessas despesas pode trazer sérios transtornos ao síndico e também aos condôminos. O síndico não deve pretender apenas e tão somente a diminuição de custos, mas, sobretudo, qualidade, especialização e competência por parte da administradora.
Veja, por exemplo, o volume de detalhes que envolve o simples recolhimento de INSS do síndico, obrigatório, como contribuinte individual. Mesmo que o síndico receba apenas isenção de taxa, pró-labore ou ajuda de custo, o condomínio deve recolher 20% sobre o valor da taxa sobre a qual o síndico é isento, sobre o valor que ele recebe. Além disso, deve-se também reter 11% do recebido pelo síndico, ainda que em forma de isenção da taxa condominial.
Mais do que isso, no caso de funcionários contratados, esses devem ser registrados em carteira e receber, com seus salários, os benefícios previstos em lei e nas Convenções Coletivas da região (tais como INSS, FGTS, salário-família e outros). Quando o pagamento tiver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês seguinte ao vencido. Já o FGTS deve ser recolhido até o dia 7 do mês seguinte àquele em que a remuneração foi paga, creditada ou se tornou devida ao trabalhador. Caso não haja expediente bancário no dia 7, a entrega deverá ser antecipada para o dia de expediente bancário imediatamente anterior.
Para os autônomos, é preciso fazer o recolhimento da contribuição do contratante ao INSS e a retenção da contribuição do contratado. Em São Paulo (SP), é preciso consultar a obrigatoriedade ou não de retenção de alíquota de ISS (Imposto Sobre Serviços): depende da função em que o autônomo está cadastrado no CCM (Cadastro de Contribuintes Municipais Autônomos). Autônomos não recolhem ao FGTS. O condomínio deve pagar a contribuição de 20% para o INSS do segurado contribuinte individual (antigo autônomo) a seu serviço (parte do contratante), e reter 11% (parte do contratado). Além do contrato, deve-se exigir do contratado o Recibo de Profissional Autônomo (RPA), documento que comprova o pagamento.
Tais exemplos apenas dão a ideia da significativa quantidade de detalhes envolvidos no processo de administração condominial. E há, ainda, as contribuições sindicais (patronais e dos funcionários), que não podem deixar de ser recolhidas.
Vale ressaltar, por fim, que os condomínios não pagam nem declaram Imposto de Renda próprio. Devem apenas reter na fonte e declarar anualmente o IR retido dos seus funcionários. Os valores retidos devem ser pagos segundo o calendário mensal estipulado pela Receita Federal. E, anualmente, deve ser entregue a DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte). Ufa. A empresa terceirizada orienta os síndicos quanto a esses e outros compromissos, principalmente os fiscais, e realiza as funções contábeis e administrativas.
Entendemos que o tempo do improviso já se foi. É coisa do passado. Hoje, a quitação das contas, a compra de materiais, de serviços, o pagamento de impostos e a folha de pagamento de um condomínio não podem mais serem tratados sem profissionalismo, sob o risco de severas (e abrangentes) penalidades. E é aí que o barato sai caro. Pense nisso.
Audrey Ponzoni*
*Audrey Ponzoni é diretor do Grupo Itambé
