Conforme já deve ser de conhecimento de todos, até 30/06/2012 os condomínios que possuem funcionários próprios deverão obter a devida Certificação Digital (e-CNPJ) para que, a partir de 2012, possam cumprir com as exigências e obrigações tributárias acessórias no tocante a folha de pagamento.
Conforme já deve ser de conhecimento de todos, até 30/06/2012 os condomínios que possuem funcionários próprios deverão obter a devida Certificação Digital (e-CNPJ) para que, a partir de 2012, possam cumprir com as exigências e obrigações tributárias acessórias no tocante a folha de pagamento.
A obrigatoriedade é para toda a pessoa jurídica, logo mesmo não sendo o condomínio uma pessoa jurídica, os órgãos governamentais e o Judiciário equiparam os condomínios edilícios a essa qualidade, exigindo assim as mesmas obrigações e responsabilidades de uma pessoa jurídica.
Para a obtenção do referido Certificado Digital, o condomínio deve procurar uma das certificadoras cadastradas perante o Governo e proceder sua solicitação, mediante apresentação de documentos e uma taxa que deverá ser paga pelo serviço de certificação e pela compra de um equipamento (cartão ou pen-drive).
O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) editou a Instrução Normativa no 2, de 09 de Agosto de 2011, que trata da documentação necessária para a emissão de certificados digitais E-CNPJ para os condomínios, que exige:
I – Aqueles condomínios que possuem Convenção de Condomínio registrada no Cartório de Registro do Imóveis após a entrada em vigor do novo Código Civil (11 de Janeiro de 2003).
Originais com duas cópias simples ou duas cópias autenticadas:
1. Duas vias do CNPJ (impresso do site da Receita Federal);
2. Convenção de Condomínio registrada no Cartório de Registro de Imóveis;
3. Ata de eleição do síndico registrada;
4. Documento de identificação com foto do síndico;
5. CPF do síndico;
6. Comprovante de residência do síndico (contas de água, luz, gás ou telefone, com emissão há menos três meses);
7. Duas fotos 3X4 do síndico (caso o documento de identificação com foto tenha sido emitido há mais de cinco anos).
II – Aqueles condomínios que não possuem Convenção de Condomínio registrada no Cartório de Registro de Imóveis após a entrada em vigor do novo Código Civil (11 de Janeiro de 2003).
- Primeira opção (originais com duas cópias simples ou duas cópias autenticadas):
- 1. CNPJ (impresso do site da Receita Federal);
- 2. Certidão da matrícula-mãe do imóvel (matrícula do imóvel antes de se desdobrar em unidades);
- 3. Ata registrada da assembleia condominial que escolheu o síndico;
- 4. Lista dos participantes da eleição, sendo obrigatória a participação de ao menos um proprietário de imóvel localizado no condomínio, com firma reconhecida na referida ata;
- 5. Comprovação da propriedade do imóvel mencionado no item 4;
- 6. Documento de identificação com foto do proprietário mencionado no item 4;
- 7. CPF do proprietário mencionado do item 4;
- 8. Documento de identificação com foto do síndico;
- 9. CPF do síndico;
- 10. Comprovante de residência do síndico (contas de água, luz, gás ou telefone, com emissão há menos três meses);
- 11. Duas fotos 3X4 do síndico (somente se o documento de identificação com foto tiver sido emitido há mais de cinco anos).
- Segunda opção (originais com duas cópias simples ou duas cópias autenticadas):
- 1. CNPJ (impresso do site da Receita Federal);
- 2. Memorial de Incorporação registrado no Cartório de Registro de Imóveis, desde que emitida sua certidão pela Serventia Imobiliária;
- 3. Ata de eleição registrada da assembleia condominial que escolheu o síndico;
- 4. Lista dos participantes da eleição, sendo obrigatória a participação de ao menos um proprietário de imóvel localizado no condomínio, com firma reconhecida na referida ata;
- 5. Comprovação da propriedade do imóvel mencionado no item 4;
- 6. Documento de identificação com foto do proprietário mencionado no item 4;
- 7. CPF do proprietário mencionado do item 4;
- 8. Documento de identificação com foto do síndico;
- 9. CPF do síndico;
- 10. Comprovante de residência do síndico (contas de água, luz, gás ou telefone, com emissão há menos três meses);
- 11. Duas fotos 3X4 do síndico (somente se o documento de identificação com foto tiver sido emitido há mais de cinco anos).
O problema para alguns condomínios se encontra na apresentação de documentos, onde além dos documentos constitutivos, deve ser apresentada ata de eleição do síndico, onde se deve constar informações claras e completas de quem é o sindico, ou seja, qualificação completa.
Mais uma vez alertamos, ata de condomínio não é lista de supermercado, deve relatar o ocorrido no dia da assembleia e não ser uma sequência de itens com a palavra na frente, aprovado ou rejeitado, pois o histórico do condomínio depende disto.
Mas não é só.
O sindico deve se ater ao seu tempo de mandato, pois na substituição da pessoa física como representante e responsável legal pelo condomínio, a Certificação Eletrônica perde a validade, sendo necessários novos procedimentos de registro para contínuo uso do certificado digital.
Por ser a troca de responsável cobrada tanto quanto uma nova Certificação Digital, para alguns condomínios o custo irá pesar, desta forma, para que o condomínio não tenha mais gastos e aborrecimentos, aconselhamos que os atuais síndicos avaliem de forma precisa se devem antecipar as eleições de síndicos e já transferindo para o novo eleito o registro na receita e consequentemente fazendo a certificação eletrônica já no novo nome.
Para o futuro, devem acostumar os condomínios a procurar fazer eleições de síndico com antecedência, evitando-se assim as correrias de última hora.
Ao síndico cabe administrar de forma coerente e eficaz o condomínio, buscando sempre os melhores meios e métodos com o menor custo e maior qualidade, se atendo e exigindo os detalhes necessários para o melhor andamento do condomínio.
São Paulo, 28 de setembro de 2011
