A pasta de prestação de contas é uma das ferramentas mais fundamentais de uma gestão condominial correta e transparente. Sabemos que hoje em dia, um condomínio pode gerar tantos documentos quanto uma empresa, dependendo do seu tamanho, número de funcionários, número de áreas de lazer, entre outros influenciadores. Então, onde toda essa papelada deve ficar guardada?
Documentos sempre precisam estar bem-acondicionados, organizados e seguros. De um modo geral, podem ser guardados na administradora do condomínio, pois, como mencionei, atualmente o condomínio pode gerar um grande volume de documentos, e quanto mais antigo for, quanto mais idade tiver a edificação, mais precisará de espaço para a guarda deste material. Claro que, nos dias de hoje, com o suporte da informática, tudo ficou mais compactado e mais fácil de guardar e manusear.
Já a pasta de prestação de contas é uma das ferramentas principais e mais importantes de uma gestão condominial íntegra e às claras.
A pasta é um documento do condomínio, por isso todos devem ter acesso a ela. Assim que a mesma chega da administradora, a prioridade de verificação é dos conselheiros e do síndico, e somente após isso os moradores podem olhar os documentos. Não há uma regra sobre quem deve ler primeiro a pasta, se o síndico ou o conselho; e sim, o importante é que estejam todos a par das finanças do empreendimento.
Jamais se deve negar o acesso à pasta ao condômino, porém ela deverá ficar guardada em local específico do condomínio ou na administradora.
No caso de algum morador desejar reivindicar a mesma, deverá avisar com antecedência ao síndico do condomínio e à administradora (caso esta esteja lá guardada) e analisá-la no próprio local. Jamais deve levar a pasta para casa, ou seja, há o livre acesso, mas o gestor tem responsabilidade pela guarda dos papéis.
Eu ainda aconselho os síndicos para arquivá-las por cinco anos, conforme ditava a Lei 4.591/64, art. 22, § 1º, letra g, mesmo que a Lei 10.406/02, do novo Código Civil, não tenha mencionado esta antiga imposição. Vejo como muito salutar manter a regra da Lei 4.591/64 para não comprometer as gestões futuras, afinal a responsabilidade da guarda, reafirmo, é do síndico. A pasta, portanto, poderá ficar arquivada tanto na administradora quanto no condomínio, durante o prazo já citado.
Fale como sua administradora, pois o ideal é que a pasta não demore para chegar ao condomínio, mesmo naqueles que fazem uso de pasta de prestação de contas virtual e com a atualização do arquivo em tempo real, porque ainda existe um grande número de pessoas que prefere a pasta física e, se esta opção também for a do condomínio, a documentação deverá estar à disposição logo.
Lembrem-se: toda prestação de contas deve ser feita embasada em documentação que comprove os dados das despesas e receitas do condomínio, até porque sem esta devida documentação, a prestação de contas não terá valor jurídico.
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