“A aprovação (ou reprovação) de contas é uma questão essencialmente técnica, que deveria seguir um rito, com explicações claras, simples e didáticas para os condôminos, precedidas da disponibilização a todos do acesso às pastas digitais, com razoável antecedência.”
Embora seja um dos mais importantes atos da administração condominial, a prestação anual das contas do síndico costuma, quase sempre, seguir o mesmo roteiro de aprovação “automática”.
A cena é comum nas Assembleias Gerais Ordinárias (AGO): O representante da administradora diz aos presentes que o conselho verificou as pastas de prestação de contas, tendo constatado que elas estão em ordem, e que, além disso, os condôminos puderam acompanhar tais contas através dos demonstrativos (resumidos) enviados mensalmente a todos.
E assim, geralmente sem que haja quaisquer questionamentos, ele pergunta se a assembleia aprova as contas. Segue-se um breve momento de silêncio, e o presidente da mesa questiona: – Então, podemos aprovar as contas? A resposta, quase invariavelmente, é sim.
Todavia, a aprovação (ou reprovação) de contas é uma questão essencialmente técnica, que deveria seguir um rito, com explicações claras, simples e didáticas para os condôminos, precedidas da disponibilização a todos do acesso às pastas digitais, com razoável antecedência.
Quem presta contas é o síndico, não a administradora
Importante destacar que quem presta contas é o síndico, e não a administradora, devendo ele ter na ponta da língua, no mínimo, as explicações sobre os gastos, receitas do período e inadimplência.
É comum haver contas contábeis com saldos devedores e mistura entre despesas ordinárias, extraordinárias, de 13º e férias e de obras. A correta classificação das despesas é fundamental para um prestação de contas clara e objetiva, e ninguém precisa ser graduado em contabilidade para conseguir detectar lançamentos de despesas em contas erradas, conferir extratos, contratos ou notas fiscais.
Ainda assim, isso costuma ocorrer, seja por desinteresse ou por cumplicidade do conselho, quando seus integrantes simplesmente assinam as pastas de prestação de contas sem examiná-las, ou encobrindo irregularidades.
Em um caso real ocorrido em novembro de 2020 na assembleia geral ordinária de um condomínio da Capital, as contas teriam sido aprovadas por unanimidade, não fosse a presença de um condômino, síndico experiente, que contestou lançamentos de despesas extraordinárias a débito da conta ordinária, além de insuficiência de saldo na conta Fundo de Obras, sem que diversas parcelas de determinada obra, cujo rateio já havia sido integralmente cobrado, houvessem sido quitadas.
Feitas as observações, o condômino em questão solicitou que aquelas inconsistências constassem como ressalvas na aprovação das contas. Para sua surpresa, a administradora — que levou inacreditáveis dois meses para entregar a ata aos condôminos — omitiu as ressalvas.
Questionada, a representante da administradora, que havia secretariado a assembleia, respondeu com evasivas, em clara defesa das omissões da síndica. Como a assembleia não havia sido gravada, prevaleceram as anotações incompletas da secretária.
Finalmente, há os lamentáveis casos em que as contas são aprovadas apesar do parecer contrário emitido pelo conselho fiscal, devidamente fundamentado. Nessas situações, transforma-se uma questão técnica em um assunto político — isso, quando o síndico não ousa lançar mão de procurações para aprovar as suas contas —, e quem sai perdendo são os condôminos como um todo.
O Art. 1.348 do Código Civil estipula que é dever do síndico prestar contas à assembleia anualmente, e sempre que solicitado a fazê-lo (nesse caso, a qualquer tempo, em assembleia convocada por ¼ dos condôminos). Portanto, os condôminos devem se preparar para essa geralmente única oportunidade anual de exigir explicações do síndico.
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